Expert en gestion du processus de la dépense F/H

Délégation au pilotage de la dépense et à la coordination des achats (DPDA)

La Délégation au pilotage de la dépense et à la coordination des achats (DPDA) assure la coordination des achats et le pilotage du processus de la dépense de l'AP-HP.

La DPDA est organisée en deux pôles :
• Le Pôle Coordination des Achats, chargé de la politique d’achat et des bonnes pratiques ;
• Le Pôle Pilotage de la Dépense, chargé de la gestion du circuit de la dépense et de l’optimisation des processus.

Pôle Pilotage de la Dépense

Le Pôle Pilotage de la Dépense joue un rôle clé dans l’accompagnement des GHU en veillant à la performance de la chaîne de la dépense et à sa cohérence avec les priorités institutionnelles (exemple Levier 17). Il est structuré en deux sections opérationnelles :
• Section « Pilotage de la Dépense Achat » : dédiée à la gestion, au contrôle et à l’optimisation du circuit de la dépense d’achat ;
• Section « Mes Approvisionnements en Ligne (MAEL) » : chargée de l’animation et de la maintenance opérationnelle de l’outil MAEL, garantissant l’efficacité de la chaîne des achats via un processus de e-procurement.

La section « Pilotage de la Dépense Achat » est dédiée à la gestion, au contrôle et à l’optimisation des processus liés aux dépenses d’achat. Elle intervient sur l’ensemble du cycle de la dépense et veille à la fiabilisation des engagements, à la conformité aux règles de la comptabilité publique.

Contrôle et suivi du processus de la dépense
•Élaboration et mise à jour des procédures métier en lien avec les achats et approvisionnements
•Accompagnement des acteurs de la dépense
•Veille au respect des règles budgétaires et comptables appliquées aux dépenses publiques
•Production et analyse d’indicateurs pour le suivi du processus des dépenses et la fiabilisation des engagements

Optimisation des délais
•Appui aux GH quant aux délais de traitement des factures (workflow), en lien avec le service facturier (SFACT)
•Analyse des écarts de facturation et alerte pour améliorer la gestion des paiements
•Participation aux actions d’amélioration continue pour réduire les délais de paiement

Accompagnement des GH
•Conseil et support aux GH sur les bonnes pratiques en matière de gestion des achats et dépenses
•Participation aux réunions avec les directions impliquées dans le processus de la dépense (DAF, DACSEL, directions des investissements, direction de la recherche…)

Dématérialisation et modernisation des processus
•Contribution aux projets de dématérialisation des achats et de la facturation
•Participation à la mise en œuvre du contrôle interne pour sécuriser la chaîne de la dépense
•Suivi des évolutions réglementaires et technologiques impactant le processus de la dépense

SAVOIR FAIRE REQUIS

Capacités d’analyse et d’interprétation des données financières
Aptitude à piloter des projets de modernisation et de digitalisation des achats

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Connaissance du fonctionnement hospitalier et des finances publiques
Maîtrise des outils de gestion financière et budgétaire (SAP, BI)

SAVOIR ETRE REQUIS

Sens de la relation et du travail en équipe
Esprit de synthèse et rigueur
Force de proposition et capacité d’adaptation